Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Hays Herten, Germany

Posted 23 hours ago Permanent Competitive

Über das Unternehmen

Unser Mandant ist ein etabliertes und wirtschaftlich sehr stabiles Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitenden im Ruhrgebiet. Das Unternehmen leistet einen wichtigen Beitrag zu Nachhaltigkeit, Umwelt- und Ressourcenschutz und verbindet langfristige Arbeitsplatzsicherheit mit modernen Arbeitsweisen. Die Position wurde neu geschaffen, um die fortschreitende Digitalisierung des Personalbereichs weiter voranzutreiben. Sie erwartet ein wertschätzendes Arbeitsumfeld, kurze Entscheidungswege sowie die Möglichkeit, Prozesse und Systeme aktiv mitzugestalten

Aufgaben

Eigenständige und vorausschauende Organisation des Geschäftsführungsbüros
Koordination der Büroabläufe sowie professionelles Dokumentenmanagement
Verantwortliche Kalenderpflege und Koordination komplexer Termine
Organisation und Planung von Dienstreisen
Proaktive Lösung von Terminüberschneidungen und kurzfristigen Änderungen
Fristen-, Wiedervorlagen- und Rückmeldungsmanagement
Erstellung anspruchsvoller Geschäftskorrespondenz
Erstellung von Präsentationen, Protokollen sowie vertraulichen Entscheidungsunterlagen
Unterstützung bei der Gremienarbeit
Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Terminen und Veranstaltungen
Empfang und professionelle Betreuung interner und externer Gäste
Übernahme von Sonderaufgaben sowie Mitwirkung bei der Optimierung digitaler Arbeitsabläufe
Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung sowie gegenseitige Vertretung innerhalb des Assistenzteams

Profil

Kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung, oder ein abgeschlossenes Studium, beispielsweise im Bereich Betriebswirtschaft
Fundierte Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, idealerweise im direkten Umfeld einer Geschäftsführung, eines Vorstands oder einer Bereichsleitung
Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungsfähigkeit sowie eine proaktive und eigenständige Arbeitsweise
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und Sicherheit in der professionellen Geschäftskorrespondenz
Absolute Diskretion, Zuverlässigkeit und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
Souveräner Umgang mit kurzfristigen Änderungen und parallelen Aufgabenstellungen
Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint, Excel und Teams
Professionelles, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten auf unterschiedlichen Hierarchieebenen
Kommunikationsstärke, Lösungsorientierung und gutes Urteilsvermögen
Sicheres Gespür für Menschen und Situationen
Erfahrung in der Gremienarbeit sowie eine Affinität zu digitalen Prozessen sind von Vorteil

Benefits

Unbefristete Festanstellung in einer zukunftssicheren und sinnstiftenden Branche
Vergütung nach TVöD
39-Stunden-Woche
Bis zu 2 Tage Homeoffice pro Woche nach erfolgreicher Einarbeitung
Arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge
Betriebliche Krankenversicherung mit Leistungen von bis zu 600 € jährlich
Hauseigenes Fitnessangebot
Kantine direkt am Standort
Job-Bike-Leasing
Strukturierte und umfassende Einarbeitung
Gezielte Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit im direkten Umfeld der Geschäftsführung
Offene und wertschätzende Unternehmenskultur nach dem Motto Miteinander - Füreinander